Facebook som intranett

Etter hvert som Facebook brer om seg, er det stadig flere bedrifter som ser verdien av å være på verdens største sosiale nettverk. For de aller fleste er hensikten å være synlig i markedet, men stadig flere selskaper finner andre områder hvor Facebook kan være til nytte.

Det gjelder også mitt eget lille firma. Vi bruker Facebook som intranett.

I et selskap med få ansatte som ser hverandre sjelden, er Facebook en perfekt plattform for å kommunisere, dele innhold og samle felles informasjon. Vi er alle på Facebook flere ganger om dagen, og intranettet er tilgjengelig både fra PC, iPad og mobiltelefon. Og bonusen: det er gratis og trenger ikke å vedlikeholdes.

Vårt intranett på Facebook er egentlig en hemmelig gruppe. Det vil si en helt vanlig Facebookgruppe, men den er ikke synlig for andre enn medlemmene. Og innholdet er ikke tilgjengelig for andre enn medlemmene.
Her kan vi kommunisere med hverandre på veggen, dele lenker, kommentere og laste opp bilder og video. Vi kan chatte med hverandre i sanntid, og ser hvem som er logget på og hvem som ikke er det.

Det er også mulig å sette opp en felles epost-adresse for gruppen. Eposter sendt til denne adressen blir sendt til alle medlemmene i gruppen.

Vi har opprettet en rekke felles dokumenter som alle har tilgang til. Eksempler på dette er liste over hvilke selgere som håndterer hvilke markeder og oversikt over hvem som er på kontoret når. Tidligere kunne man bare dele Facebook-notater, men nå tillater Facebook også at man laster opp og deler andre dokumenter som Word-dokumenter, regneark eller presentasjoner.

Det er også mulig å opprette arrangementer for gruppen. Man kan velge om arrangementet bare skal være synlig for medlemmene i gruppen, eller for andre også.

Selv om funksjonaliteten i Facebookgruppen er litt begrenset, så dekker den alle våre daglige behov. Og siden vi likevel er på Facebook stort sett hver dag, så er gruppen mye brukt blant de ansatte.

Et ankepunkt er selvfølgelig at alt som deles og skrives i gruppen er tilgjengelig for Facebook, og lagres på Facebooks servere. For oss er det ikke noe problem, da vi ikke deler hemmelig eller sensitiv informasjon på intranettet. Men det er selvfølgelig et punkt man må ta hensyn til når man vurderer å bruke Facebook som intranett.

Alternativ bruk

Om man ikke tar skrittet helt ut og bruker Facebook som intranett, så finnes det alternative måter å bruke Facebook i kommunikasjonen med de ansatte. Et godt eksempel på det er vår kunde Kværner ASA:

Kværner er et stort industrikonsern med over 3500 ansatte i 11 land. En utfordring de har i kommunikasjonen med ansatte er at halvparten av dem ikke bruker PC på jobb. Disse har dermed heller ikke tilgang til intranettet.

De ansatte som ikke har PC på jobben har imidlertid PC hjemme, og de aller fleste av dem er på Facebook. Kværner har derfor tatt i bruk Facebook for å bedre den daglige kommunikasjonen med de ansatte. Det gjør de ved å dele nyheter, bilder og andre hendelser på tidslinjen. For eksempel ble det nylig avholdt norsk mesterskap i sveising hos Kværner Stord. Arrangementet ble behørig dokumentert på Facebook, med tekst og bilder.

På Facebook har Kværner en mindre formell tone enn de har på den offisielle websiden. Mye av det som ikke får plass på websiden egner ser dermed godt på Facebook. Slik holder Kværner både ansatte og andre interesserte oppdatert på de daglige aktivitetene i selskapet.

Hvordan opprette en gruppe på Facebook?

Hvis du vil opprette en lukket eller hemmelig gruppe på Facebook, så gjør du følgende:

  1. I menyen til venstre, under «Grupper», velger du «Opprett en gruppe»
  2. Gi gruppen et navn, og legg eventuelt til venner du vil invitere inn i gruppen (du må invitere minst ett medlem).
  3. Velg type gruppe. En lukket gruppe er synlig for alle, men bare medlemmer kan se innholdet. En hemmelig gruppe er bare synlig for medlemmene.
  4. Klikk opprett
  5. Velg ikon for gruppen (ikonet er den lille figuren som vises til venstre for gruppenavnet)

Gruppen er nå klar til bruk!

You may also like...

16 Responses

  1. Bjørn Wang sier:

    Heisann!

    Ikke dum ide for små bedrifter. Finnes mange måter å gjøre dette på. Annen måte er å investere i enkle headset og bruke Skype. Skype er også kryptert så det vil gjøre det tryggere om en bedrift skulle kreve det. Yammer kan også være et alternativ for kommunikasjon da det faktisk er mer bedriftsrettet. Også gratis. Fordelen med disse er at du ikke er avhengig av å ha en nettside oppe du må regelmessig sjekke. Men de popper opp 🙂

    FB endrer sine kjøreregler fra tid til annen, så her er det ingen garantier. Ved lagring av dokumentert som et «fellesområde» så er skytjenester som SkyDrive og Dropbox fine alternativet.. Bruker SkyDrive selv og er helt genialt, lager også en public folder for filer som kan være tilgjengelig for alle. Per idag har jeg 25GB gratis der.
    Vil du har litt mer kontroll over «intranett» kan jo en lukket wordpress være et alternativ, evt en mediawiki om man har et eget domene. Howto er tilpasset for dummies 🙂

    Deilig med konkurranse på dette markedet, gir oss forbrukere mange muligheter for slikk og ingenting!

    • slindbla sier:

      Takk for bra innspill, Bjørn!
      Facebook dekker de behovene vi har til daglig. Men det er strålende at det finnes alternativer for de med andre behov.

      En annen kunde av meg bruker for eksempel WordPress internt for å strukturere kundeinformasjon.

      Vi får fortsette å dele gode idéer!

  2. Kjetil Bjørnsrud sier:

    Det er veldig interessant med FB i internkommunikasjon. Har du vurdert Yammer? Hvorfor falt du ned på FB i så fall.

    • slindbla sier:

      Hei Kjetil,
      det er flere grunner til at vi landet på FB. De to viktigste er:
      – Vi er likevel på FB jevnlig alle sammen. Der får vi varsel når noen har skrevet noe i gruppen vår, så det er enkelt å følge med.
      – FB er vedlikeholdsfritt for oss. Funksjonaliteten er der, så ingen trenger å administrere intranettet.

      Våre viktigste behov var kommunikasjon og deling av felles informasjon, og der dekker FB behovene 100%.

  3. Fint og nyttig blogginnlegg Ståle. Kværner kan definitivt være et eksempel å bruke når jeg skal skrive om bruk av sosiale medier som kanal for interninformasjon i boken jeg skriver om hvordan jeg tror bruk av sosiale medier vil endre deltagerdemokratiet vårt. Et annet eksempel jeg synes er godt, er den interne Facebooksiden til @ole_robert. Denne er tiltenkt kjøpmenn og butikkmedarbeidere – ansatte i Norge. Kult synes jeg det er at den ligger åpent, for alle. Det viser at Reitangruppen tar åpenhet på alvor. Kan nok også ha betydning for rekruttering etterhvert …

    • slindbla sier:

      Takk Cecilie 🙂
      Kværner er definitivt et godt eksempel. Og de har planer for SoMe som innebærer mer enn det jeg har skrevet om.
      Det er flere andre gode eksempler hvis du trenger innspill til boken. Sult Gruppen, med blant annet restauranten Baltazar (hørt om den?), og Formuesforvaltning er kreative brukere av SoMe-plattformer internt med hhv FB og WordPress.

  4. Rolf Risnes sier:

    Jeg jobber mye med internkommunikasjon/kompetanse og ser at det er flere og flere som starter å bruke FB som et internt kommunikasjonsverktøy. I Hyper, hvor jeg jobber, har vi en 8-10 lukka FB-grupper som er svært aktive. De brukes både til faglige oppdateringer, men også for å sette fokus og øke engasjementet ift prioriterte områder. Eller de brukes rett og slett til uformell oppdatering. Flere av kundene våre bruker det internt. Et eksempel er skiftplaner. Der legger arbeidsleder ut ledige vakter, og de ansatte finner selv ut hvem som kan ta hvilke vakter. Regionsledd og prosjekter kan også med stor nytte bruke FB.

    Det finnes mange alternativer, men ingen slår FB i den forstand at der er du inne flere ganger om dagen – på alle devicer. Svært tilgjengelig, enkelt, gratis og har en svært lav terskel for å komme i gang.

    • slindbla sier:

      Strålende eksempler, Rolf!
      Tror flere virksomheter vil se nytten av enkle verktøy som FB-grupper fremover.

      Tilgjengelig, enkelt osv. bar våre viktigste grunner når vi tok det i bruk også.

  5. Ståle, Ja, vært på Baltazar, i vinbaren, drakk god italiensk vin og koste meg (-:

  6. Halvor Qvale sier:

    Hei!

    Genialt å bruke fb som intranet.
    Kommentar til Skype meldingen her oppe. Har selv tatt i bruk Viber som app på mobilen. Utrolig enkelt og er så vidt jeg kan skjønne et godt alternativ til Skype.

    Mvh
    Halvor

    • wabby80 sier:

      Kan ikke skjønne at det er et alternativ når det ikke har noe plattform på OSX eller Windows. Kun mobile enheter, de nevner heller ikke noe om hvordan trafikken flyter på nett (kryptert?).

      Et nytt alternativ og verktøy som kommer til å bli mer aktuelt for bedriften jeg jobber i nå er Office 360 med Lync. Der er det lav kostnad per hodet og vi har muligheten å kople oss opp mot andre bedrifter som bruker Lync mtp prosjekter for å delta i Lync samtaler og gruppemøter. Veldig praktisk.

      For litt siden så har FB lansert betalingstjenster på statusoppdateringer for å gjøre seg selv mer visuelt. Blir spennende å se om facebook også kommer til å ta i bruk mer betaltjenste, kanskje mot bedrifter… Ser for meg det kommer.

  7. Ser litt på Kværner ifm boka. De som ikke har PC på jobb, hvor jobber de ?

  8. Robert Lien Pettersen sier:

    Hei
    Hvordan satte du opp e-postsystemet?
    MVH
    Robert Lien Pettersen

    • slindbla sier:

      Hei Robert!
      Takk for hyggelig prat. Håper du fikk svar på alt du lurte på. Bare ring igjen hvis det er noe mer 🙂

Skriv en kommentar